Ordinateur, logiciels, téléphone, train, repas, coworking, kilomètres… Lorsqu’on développe une activité indépendante, les frais professionnels peuvent représenter une part importante du chiffre d’affaires. Leur traitement est donc un critère essentiel pour comparer la micro-entreprise, la création d’une société et le portage entrepreneurial.

En portage entrepreneurial, il est possible de faire prendre en compte de nombreuses dépenses professionnelles lorsqu’elles sont réelles, justifiées et engagées dans l’intérêt de l’activité. Mais toutes les dépenses ne sont pas automatiquement admises, et la récupération de la TVA obéit à ses propres règles.

1. Peut-on déduire ses frais professionnels en portage entrepreneurial ?

Oui, dans le cadre et selon les règles de la société de portage. Chez Nexco Portage, l’offre de portage entrepreneurial prévoit la gestion des frais professionnels : l’entrepreneur transmet ses justificatifs et les dépenses admises sont intégrées au suivi de son activité.

L’intérêt est double. D’une part, vous disposez d’une vision plus fidèle du coût réel de votre activité. D’autre part, vous évitez de financer personnellement des dépenses professionnelles sur un revenu déjà calculé sans tenir compte de ces charges, comme cela peut arriver lorsque l’on compare trop rapidement les statuts.

Attention toutefois : une dépense n’est pas professionnelle simplement parce qu’elle a été payée pendant une journée de travail. Elle doit pouvoir être rattachée de manière objective à l’activité et être correctement documentée.

2. Qu’est-ce qu’un frais professionnel ?

Un frais professionnel est une dépense engagée pour les besoins de l’activité. Les règles fiscales retiennent notamment l’idée d’un lien direct avec la profession, d’une dépense justifiée et d’un montant cohérent avec l’activité exercée.

Trois questions permettent généralement de faire un premier tri :

1. La dépense est-elle nécessaire ou utile à l’exercice de l’activité ?
2. Dispose-t-on d’un justificatif suffisamment précis ?
3. La dépense présente-t-elle une part personnelle ou un caractère manifestement excessif ?

Une dépense mixte – par exemple un abonnement téléphonique utilisé à la fois à titre professionnel et personnel – nécessite une approche proportionnée. La totalité du coût ne peut pas être automatiquement considérée comme professionnelle si l’usage personnel est significatif.

3. Quels frais peut-on prendre en compte ?

Ce tableau donne les principes généraux. Le traitement précis doit toujours être validé en fonction de la dépense, du régime de TVA, du véhicule utilisé, de l’identité figurant sur la facture et du modèle de portage.

4. Matériel informatique, logiciels et outils numériques

Pour de nombreux consultants, freelances et formateurs, le poste informatique constitue le premier poste de dépenses. Ordinateur, écran, clavier, casque, webcam, logiciels de visioconférence, licences professionnelles, cybersécurité, stockage cloud ou outils d’intelligence artificielle peuvent être liés directement à l’activité.

La question n’est pas uniquement de savoir si l’achat est « utile », mais aussi comment il doit être comptabilisé. Un équipement durable d’un montant significatif peut relever d’un traitement comptable différent d’une petite fourniture consommable. C’est la structure de portage ou son service comptable qui doit qualifier correctement la dépense.

Pour faciliter le traitement, demandez une facture complète et évitez, lorsque c’est possible, les tickets ou confirmations de commande ne comportant pas les mentions nécessaires.

5. Téléphone, Internet et dépenses de télétravail

Un abonnement Internet ou téléphonique peut être professionnel, mais il est fréquent qu’il soit aussi utilisé à titre personnel. Dans ce cas, une quote-part cohérente doit être retenue. Un abonnement exclusivement professionnel est plus simple à justifier qu’une dépense familiale globale.

Le coworking, la location ponctuelle d’une salle ou d’un bureau, ou encore certains services de domiciliation peuvent être pris en compte lorsqu’ils répondent à un besoin professionnel. Pour le travail réalisé depuis le domicile, le traitement des charges personnelles – électricité, loyer, assurance, chauffage – est plus délicat et dépend du cadre retenu par la société de portage. Il ne faut pas appliquer mécaniquement à un entrepreneur porté les règles d’une entreprise individuelle ou d’un salarié en télétravail.

6. Frais de déplacement : train, avion, taxi, péages et stationnement

Les déplacements réalisés pour rencontrer un client, intervenir sur un site, participer à un salon professionnel ou suivre une formation peuvent constituer des dépenses professionnelles. Il faut pouvoir expliquer le motif du déplacement et conserver les justificatifs.

Les billets de train ou d’avion, les taxis, VTC, péages, parkings et locations de véhicules peuvent donc être admis selon les circonstances. En revanche, le traitement de la TVA varie fortement : la TVA sur les transports de personnes est, en principe, exclue du droit à déduction, tandis que d’autres dépenses de déplacement suivent des règles différentes.

7. Comment fonctionnent les indemnités kilométriques ?

Lorsque vous utilisez votre véhicule personnel pour des déplacements professionnels, la prise en charge peut, selon le cadre utilisé par la société de portage, s’appuyer sur les indemnités kilométriques. Le calcul repose alors sur le barème applicable à l’année concernée, la puissance fiscale du véhicule et le nombre de kilomètres professionnels justifiés.

Pour 2027, il est préférable de ne pas figer dans un article publié à l’avance un barème qui pourrait être actualisé. L’article peut renvoyer vers le barème officiel en vigueur au moment de la déclaration.

Un relevé précis des déplacements est indispensable : date, lieu de départ, destination, motif professionnel et kilométrage. La carte grise du véhicule peut également être nécessaire.

8. Repas et restaurants : que peut-on réellement passer en frais ?

Les frais de repas sont souvent la catégorie la plus mal comprise. Un déjeuner personnel pris près de chez soi n’est pas automatiquement un frais professionnel. En revanche, un repas d’affaires avec un client ou un partenaire, ou un repas pris dans le cadre d’un déplacement professionnel, peut présenter un caractère professionnel lorsqu’il est cohérent, justifié et lié à l’activité.

L’administration fiscale rappelle que les frais de réception et de restaurant doivent avoir un rapport direct et certain avec la profession et être effectivement justifiés. Les dépenses personnelles ou somptuaires restent exclues.

En pratique, conservez la facture et notez si nécessaire le contexte : rendez-vous client, déplacement, événement professionnel. Une dépense correctement documentée est beaucoup plus simple à contrôler plusieurs mois ou plusieurs années plus tard.

9. Formation, livres, salons et conférences

Se former pour maintenir ou développer ses compétences fait partie du fonctionnement normal de nombreuses activités de conseil. Une formation, un abonnement documentaire, un ouvrage professionnel, un salon ou une conférence peuvent donc constituer des dépenses professionnelles lorsqu’ils présentent un lien réel avec le métier exercé ou son développement.

Le lien doit rester raisonnable. Une formation sans rapport avec l’activité facturée, suivie essentiellement pour un intérêt personnel, ne devient pas professionnelle par simple déclaration.

10. Quels frais ne doivent pas être déclarés comme professionnels ?

• les dépenses exclusivement personnelles ;
• les achats sans lien démontrable avec l’activité ;
• les dépenses somptuaires ou manifestement disproportionnées ;
• la part personnelle d’une dépense mixte ;
• les frais dépourvus de justificatif suffisant lorsque le justificatif est requis ;
• les amendes et sanctions personnelles ;
• les dépenses déjà remboursées par le client ou un autre organisme, sauf traitement spécifique correctement documenté.

11. Comment fonctionne la TVA sur les frais professionnels ?

La récupération de la TVA ne se confond pas avec l’admission d’une dépense comme frais professionnel. Une dépense peut être parfaitement professionnelle tout en n’ouvrant pas droit à récupération de TVA.

Pour déduire la TVA, plusieurs conditions doivent être réunies : la dépense doit être affectée à des opérations ouvrant droit à déduction, la TVA doit être correctement facturée et l’entreprise doit disposer d’un justificatif conforme. Des exclusions spécifiques existent, notamment pour certains véhicules, les transports de personnes et certaines dépenses de logement.

C’est pourquoi un tableau interne de gestion doit distinguer au minimum le montant TTC, le montant HT, la TVA récupérable et la nature de la dépense. Chez Nexco, le traitement de la TVA fait partie de la gestion administrative du portage entrepreneurial, ce qui évite à l’indépendant d’avoir à appliquer seul ces règles parfois techniques.

12. Quels justificatifs faut-il conserver ?

La note de frais est déclarative, mais elle doit être appuyée par des preuves. Les conditions générales de Nexco prévoient d’ailleurs que l’indépendant porté doit assurer l’archivage des justificatifs correspondant aux frais déclarés afin de pouvoir les produire en cas de contrôle.

• factures comportant l’identité du fournisseur et le détail de la dépense ;
• tickets lorsque leur niveau d’information est suffisant ;
• billets et confirmations de transport ;
• relevé des déplacements pour les indemnités kilométriques ;
• preuve du motif professionnel lorsque celui-ci n’est pas évident ;
• documents permettant de distinguer la part professionnelle d’une dépense mixte.

13. Exemple : 5 000 € de chiffre d’affaires et 600 € de dépenses professionnelles

Prenons un consultant qui facture 5 000 € HT sur un mois et qui a engagé 600 € de dépenses professionnelles admissibles : un logiciel, un déplacement client et une location de salle.

Sans entrer dans un calcul de cotisations – qui dépend du modèle social et des paramètres du dossier -, il faut comprendre la logique : les 600 € ne représentent pas un « revenu personnel » à consommer. Ils correspondent à des coûts nécessaires pour produire la mission. Les identifier séparément permet donc de raisonner sur la vraie marge de l’activité avant de déterminer la rémunération disponible.

C’est une différence importante avec la micro-entreprise : dans le régime micro-social, les cotisations sont calculées sur le chiffre d’affaires encaissé et les dépenses réelles ne sont pas déduites de cette base. L’abattement fiscal forfaitaire de la micro-entreprise ne correspond pas à un remboursement de vos frais réels.

14. Micro-entreprise ou portage entrepreneurial : pourquoi les frais peuvent changer la comparaison

Il n’existe donc pas de meilleur statut universel. Plus une activité génère de frais, de TVA, de déplacements ou de contraintes administratives, plus il devient pertinent de comparer les solutions sur le revenu réellement disponible et le temps de gestion – et pas uniquement sur un taux de cotisation ou de frais de gestion.

15. Comment déclarer ses frais chez Nexco Portage ?

1. Conserver le justificatif dès l’achat et vérifier qu’il est lisible.
2. Transmettre la dépense via l’outil ou le processus de note de frais prévu par Nexco.
3. Préciser le motif professionnel lorsque la nature de la dépense ne suffit pas à le démontrer.
4. Répondre aux éventuelles demandes de complément du service de gestion.
5. Archiver le justificatif original ou sa version dématérialisée selon les règles applicables.

À lire aussi : Le vrai coût du portage entrepreneurial

Comparer : FAQ du portage entrepreneurial

16. FAQ : frais professionnels en portage entrepreneurial

Peut-on acheter un ordinateur en portage entrepreneurial ?

Oui s’il est nécessaire à l’activité et correctement justifié. Son traitement comptable dépend notamment de sa valeur et de sa durée d’utilisation.

Peut-on déduire son téléphone ?

La part professionnelle d’un abonnement ou d’un équipement peut être prise en compte lorsque l’usage professionnel est justifiable.

Peut-on passer ses repas en frais ?

Oui dans certaines situations professionnelles, notamment un repas d’affaires ou un repas lié à un déplacement. Un repas personnel ordinaire n’est pas automatiquement déductible.

Peut-on déduire ses kilomètres ?

Selon le dispositif retenu, l’utilisation d’un véhicule personnel pour des trajets professionnels peut être prise en charge sur la base du barème applicable, avec un relevé précis des déplacements.

La TVA est-elle toujours récupérable ?

Non. La dépense peut être professionnelle mais la TVA peut être exclue du droit à déduction. C’est notamment le cas de certaines dépenses de transport, de véhicule ou d’hébergement.

Faut-il une facture ?

Un justificatif suffisamment précis est indispensable. Pour récupérer de la TVA, les exigences de facturation sont particulièrement importantes.

Peut-on passer un abonnement ChatGPT, Canva ou un logiciel métier en frais ?

Oui si l’abonnement est utilisé pour l’activité professionnelle et que la dépense est correctement facturée et documentée.

Vous voulez savoir quel revenu vous resterait après vos frais professionnels ? Demandez une simulation Nexco Portage à partir de votre chiffre d’affaires et de vos dépenses réelles.

Sources et références

Références vérifiées au 10 septembre 2026.

• BOFiP – Dépenses BNC : frais de réception, congrès et repas
• BOFiP – TVA : exclusions du droit à déduction
• gouv.fr – Comment déduire la TVA sur mes achats ?
• BOFiP – Dépenses de logement et droit à déduction de TVA

Note : les règles fiscales et les barèmes peuvent évoluer. Le traitement définitif d’une dépense dépend de sa nature, de son justificatif et du cadre fiscal applicable au moment de l’opération.

Quel statut choisir pour lancer son activité indépendante en 2027 ?

Vous souhaitez devenir indépendant, tester une nouvelle activité ou quitter progressivement le salariat ? Une des premières questions à vous poser concerne le choix de votre statut.

Microentreprise, entreprise individuelle, SASU, EURL, portage salarial ou portage entrepreneurial : chaque solution présente des avantages, mais aussi des contraintes. Le meilleur choix dépend principalement de votre chiffre d’affaires prévisionnel, de vos frais professionnels, de votre besoin de protection sociale et du temps que vous souhaitez consacrer à la gestion administrative.

Voici les principaux critères à prendre en compte avant de vous lancer.

La microentreprise : une solution simple pour tester son activité

La microentreprise est souvent la première solution envisagée par les futurs indépendants. Elle permet de démarrer rapidement avec des formalités relativement simples.

Les cotisations sociales sont calculées en fonction du chiffre d’affaires encaissé. En l’absence de chiffre d’affaires, aucune cotisation sociale proportionnelle n’est due.

Ce statut peut être adapté lorsque vous souhaitez :

• tester une activité ;
• exercer en complément d’un emploi salarié ;
• démarrer avec peu de frais professionnels ;
• conserver une gestion administrative relativement légère.

La microentreprise présente toutefois certaines limites.

Les cotisations sont calculées sur le chiffre d’affaires et non sur le bénéfice réel. Les frais professionnels ne sont donc pas déduits directement pour calculer les cotisations sociales.

Cette différence peut devenir importante lorsque votre activité nécessite du matériel, des déplacements, des logiciels, des formations, un espace de travail ou des frais de sous-traitance.

La question de la TVA doit également être anticipée. Selon votre chiffre d’affaires et votre situation, vous pouvez devenir redevable de la TVA, ce qui implique de la facturer, de la déclarer et de la reverser.

L’entreprise individuelle : exercer en son nom propre

L’entreprise individuelle permet d’exercer une activité professionnelle sans créer de société distincte.

Contrairement au régime de la microentreprise, le régime réel permet de déduire les dépenses professionnelles liées à l’activité.

Cette solution peut être intéressante lorsque vous avez :

• des frais professionnels réguliers ;
• un chiffre d’affaires en progression ;
• besoin d’investir dans votre activité ;
• la volonté de gérer directement votre comptabilité et vos obligations fiscales.

L’entreprise individuelle implique néanmoins une gestion plus complète que la microentreprise. Selon le régime choisi, vous devrez notamment tenir une comptabilité, déclarer votre résultat et suivre vos obligations en matière de TVA.

La SASU : créer une véritable société

La SASU, ou société par actions simplifiée unipersonnelle, permet d’exercer seul au sein d’une société.

Elle offre une grande souplesse de fonctionnement et permet de distinguer juridiquement le patrimoine de la société de celui du dirigeant.

La SASU peut notamment être envisagée lorsque vous souhaitez :

• développer une activité importante ;
• accueillir ultérieurement des associés ;
• structurer votre entreprise ;
• embaucher ;
• rechercher des financements ;
• construire une société destinée à se développer.

Le président de SASU relève du régime général de la Sécurité sociale lorsqu’il perçoit une rémunération. En revanche, il ne bénéficie pas automatiquement de l’assurance chômage.

La création et la gestion d’une SASU supposent également davantage de formalités : rédaction des statuts, dépôt du capital, immatriculation, comptabilité annuelle, déclarations fiscales et approbation des comptes.

Il convient donc d’intégrer les frais de création et de fonctionnement dans votre réflexion.

L’EURL : exercer seul avec le statut de travailleur indépendant

L’EURL est une SARL composée d’un seul associé.

Le gérant associé unique relève généralement du régime des travailleurs non-salariés. Ce statut peut permettre de bénéficier de cotisations sociales différentes de celles appliquées au président d’une SASU.

L’EURL peut être pertinente pour un entrepreneur qui souhaite créer une société tout en conservant un cadre juridique relativement encadré.

Comme pour la SASU, elle nécessite cependant :

• une création juridique ;
• la tenue d’une comptabilité ;
• l’établissement de comptes annuels ;
• différentes déclarations fiscales et sociales ;
• un suivi administratif régulier.

Le choix entre une SASU et une EURL ne doit donc pas se limiter au niveau des cotisations sociales. Il faut également prendre en compte la fiscalité, la protection sociale, le mode de rémunération et les perspectives d’évolution de l’activité.

Le portage salarial : exercer comme consultant salarié

Le portage salarial repose sur une relation entre un consultant, une entreprise cliente et une société de portage salarial.

Le consultant trouve ses clients et réalise ses prestations, tandis que la société de portage gère notamment les contrats, la facturation et le versement d’un salaire.

Le portage salarial permet de bénéficier du statut de salarié. Il peut être adapté aux consultants autonomes qui disposent d’un niveau de rémunération suffisant et dont l’activité entre dans le cadre légal du portage salarial.

Il faut toutefois tenir compte :

• des frais de gestion ;
• des cotisations sociales salariales et patronales ;
• des conditions d’accès au portage salarial ;
• des règles relatives à la rémunération minimale ;
• de la nature des prestations autorisées.

Le portage salarial ne correspond donc pas nécessairement à tous les métiers ni à tous les niveaux de chiffre d’affaires.

Le portage entrepreneurial : entreprendre sans créer immédiatement sa société

Le portage entrepreneurial constitue une solution intermédiaire entre la création d’entreprise et l’externalisation administrative.

L’entrepreneur reste autonome dans le développement de son activité. Il choisit ses clients, fixe ses tarifs et organise librement ses prestations.

La société de portage intervient pour gérer le back-office, notamment :

• l’édition des devis et des factures ;
• l’encaissement des règlements ;
• les relances clients ;
• les déclarations administratives ;
• la gestion de la TVA ;
• le traitement des frais professionnels ;
• le versement des revenus ;
• le suivi comptable et administratif.

Cette solution permet ainsi de démarrer rapidement sans créer immédiatement une microentreprise ou une société.

Chez Nexco Portage, l’entrepreneur est déclaré comme travailleur indépendant auprès de l’URSSAF. Le fonctionnement repose sur un mandat de gestion, sans lien de subordination.

Le portage entrepreneurial peut notamment être adapté lorsque vous souhaitez :

• tester votre activité sans créer immédiatement une structure ;
• vous concentrer sur vos clients plutôt que sur l’administratif ;
• déduire certains frais professionnels ;
• récupérer la TVA sur vos dépenses ;
• bénéficier d’une assurance responsabilité civile professionnelle ;
• commencer à facturer rapidement ;
• Bénéficier d’un cadre clé en main ;
• être accompagné dans la gestion de votre activité.

Il peut également constituer une solution transitoire avant la création d’une société.

Quels critères comparer avant de choisir votre statut ?

Pour choisir la solution la plus adaptée, il est important de ne pas regarder uniquement le pourcentage de cotisations sociales ou le montant des frais de gestion.

Vous devez comparer l’ensemble du fonctionnement de chaque statut.

Votre chiffre d’affaires prévisionnel

Une activité qui génère 1 000 euros de chiffre d’affaires par mois ne sera pas structurée de la même manière qu’une activité qui en génère 8 000.

Il est donc utile d’établir plusieurs hypothèses de chiffre d’affaires avant de choisir.

Vos frais professionnels

Avez-vous besoin d’un ordinateur, de logiciels, d’un véhicule, de matériel, de déplacements ou de formations ?

Plus vos frais professionnels sont élevés, plus la possibilité de les déduire peut avoir un impact important sur votre revenu final.

Votre clientèle

Travaillez-vous avec des particuliers ou des entreprises ?

Les clients professionnels raisonnent généralement en prix hors taxes, tandis que la TVA peut être plus sensible pour une clientèle de particuliers.

Votre besoin de protection sociale

La protection sociale varie selon que vous êtes salarié, assimilé salarié ou travailleur indépendant.

Il faut notamment examiner :

• l’assurance maladie ;
• la retraite ;
• la prévoyance ;
• les indemnités journalières ;
• la couverture en cas d’accident ;
• les conditions d’accès à l’assurance chômage.

Le temps que vous souhaitez consacrer à l’administratif

Créer son activité ne consiste pas uniquement à réaliser des prestations pour ses clients.

Il faut également établir des devis, éditer des factures, suivre les paiements, relancer les impayés, déclarer la TVA, classer les justificatifs et respecter différentes échéances. Il faut également tenir une veille règlementaire et législative.

Certains entrepreneurs souhaitent gérer eux-mêmes ces missions. D’autres préfèrent les externaliser afin de se concentrer sur le développement commercial et la réalisation de leurs prestations.

Vos objectifs à moyen terme

Souhaitez-vous simplement tester une activité pendant quelques mois ou construire une entreprise destinée à embaucher et à accueillir des associés ?

Le statut choisi au démarrage n’est pas nécessairement définitif. Vous pouvez commencer avec une solution simple puis faire évoluer votre structure lorsque votre activité devient plus stable.

Il n’existe pas de statut idéal pour tous les indépendants

La microentreprise est parfois présentée comme la solution la plus simple. La SASU est souvent considérée comme plus professionnelle. Le portage est parfois perçu uniquement comme une solution temporaire.

En réalité, aucune de ces affirmations n’est vraie.

Un bon statut est avant tout un statut cohérent avec :

• votre activité ;
• vos clients ;
• votre niveau de chiffre d’affaires ;
• vos frais professionnels ;
• votre besoin d’accompagnement ;
• vos perspectives de développement.

Avant de vous lancer, il est donc recommandé de réaliser une simulation personnalisée et de comparer le revenu réellement disponible dans chaque situation.

Vous hésitez encore entre ces différentes options ? Retrouvez nos ressources pour se lancer en freelance, ou découvrez plus en détail le fonctionnement du portage entrepreneurial.

Retrouvez Nexco Portage au Forum de l’Entrepreneuriat

Vous avez un projet de création d’activité, mais vous hésitez encore entre la microentreprise, la création d’une société et le portage entrepreneurial ?

Nexco Portage participera au Forum de l’Entrepreneuriat le 17 novembre 2026.

Cette journée sera l’occasion d’échanger sur votre projet, votre chiffre d’affaires prévisionnel, vos dépenses professionnelles et vos objectifs.

Vous pourrez également découvrir le fonctionnement du portage entrepreneurial et déterminer si cette solution est adaptée à votre situation.

Pour préparer notre échange, vous pouvez venir avec :

• une estimation de votre chiffre d’affaires mensuel ;
• le montant approximatif de vos frais professionnels ;
• la nature de votre activité ;
• le type de clients que vous souhaitez accompagner.

Vous ne pouvez pas être présent le 17 novembre ? Vous pouvez également contacter Nexco Portage afin de demander une simulation personnalisée.